Externer Datenschutzbeauftragter für Unternehmen und Organisationen
Wir unterstützen Unternehmen und Organisationen in der Metropolregion Nürnberg, Bayern und deutschlandweit als externe Datenschutzbeauftragte – persönlich vor Ort, digital flexibel und praxisnah in der Umsetzung. Dabei verbinden wir rechtliche Sicherheit mit technischer und organisatorischer Erfahrung.
Datenschutz strukturiert und risikoorientiert begleiten
Als externe Datenschutzbeauftragte unterstützen wir Ihr Unternehmen bei der Umsetzung und Überwachung der datenschutzrechtlichen Anforderungen. Wir beraten Geschäftsführung, Fachbereiche und IT, begleiten datenschutzrelevante Projekte und stehen als Ansprechpartner für Datenschutzfragen Ihrer Mitarbeitenden zur Verfügung.
Die Verantwortung für die Verarbeitung personenbezogener Daten verbleibt beim Unternehmen selbst. Wir helfen Ihnen dabei, diese Verantwortung strukturiert, nachvollziehbar und risikoorientiert wahrzunehmen.
Fester Ansprechpartner
Für Geschäftsführung, Fachbereiche und IT – bei Datenschutzfragen, neuen Projekten und laufenden Anforderungen.
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich?
Unternehmen müssen unter bestimmten Voraussetzungen einen Datenschutzbeauftragten benennen. Dies kann sich insbesondere aus der DSGVO und dem BDSG ergeben, etwa bei bestimmten Kerntätigkeiten oder wenn regelmäßig eine größere Zahl von Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt ist.
Ob eine Benennungspflicht besteht, sollte stets anhand der konkreten Unternehmensstruktur und Verarbeitungstätigkeiten geprüft werden.
Unsere Aufgaben als externe Datenschutzbeauftragte
Als externe Datenschutzbeauftragte unterstützen wir insbesondere bei folgenden Themen:
- Unterrichtung und Beratung der Geschäftsführung und Fachbereiche
- Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
- Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Mitwirkung bei der Bewertung neuer Prozesse, Systeme und Dienstleister
- Unterstützung beim Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Prüfung und Weiterentwicklung von Datenschutzinformationen
- Unterstützung bei Betroffenenanfragen
- Begleitung bei Datenschutzvorfällen
- Sensibilisierung und Schulung von Beschäftigten
- Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden
- Regelmäßige Berichte und Handlungsempfehlungen
Datenschutz als laufender Prozess
Datenschutz endet nicht mit der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Neue Tools, neue Dienstleister, neue Prozesse, organisatorische Änderungen und gesetzliche Entwicklungen können jederzeit neue Fragen aufwerfen. Wir begleiten Ihr Unternehmen dauerhaft und helfen dabei, Datenschutz als laufenden Prozess zu organisieren.
Typische Fragen aus der laufenden Betreuung
Darf ein neues Tool eingeführt werden?
Das hängt davon ab, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck das Tool eingesetzt wird, welcher Anbieter beteiligt ist und welche Schutzmaßnahmen bestehen. Wir prüfen unter anderem Rechtsgrundlage, Dienstleisterrolle, Auftragsverarbeitung, Drittlandtransfer, Berechtigungen, Löschfristen und Informationspflichten.
Benötigen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Wir prüfen, ob ein Fall der Auftragsverarbeitung vorliegt und ein Vertrag abgeschlossen werden muss – sei es beim Einsatz von Dienstleistern oder wenn Sie selbst als Auftragsverarbeiter gegenüber Kunden tätig werden. Dabei betrachten wir die datenschutzrechtlichen Rollen, die erforderlichen Vertragsinhalte und die Dokumentation geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen.
Müssen Datenschutzinformationen angepasst werden?
Datenschutzinformationen sollten angepasst werden, wenn sich Zwecke, Datenarten, Empfänger, Speicherdauern, Rechtsgrundlagen oder eingesetzte Dienstleister ändern. Wir prüfen, ob bestehende Informationen vollständig und verständlich sind und ob neue Prozesse oder Systeme berücksichtigt werden müssen.
Welche Daten dürfen im Beschäftigungsverhältnis verarbeitet werden?
Im Beschäftigungsverhältnis dürfen personenbezogene Daten nur verarbeitet werden, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht, insbesondere für Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Wir prüfen typische HR-Prozesse, etwa Bewerbungen, Personalakten, Arbeitszeiterfassung, Krankmeldungen, IT-Nutzung, Schulungen und interne Untersuchungen.
Wie ist eine Betroffenenanfrage zu beantworten?
Bei Betroffenenanfragen kommt es zunächst darauf an, welches Recht geltend gemacht wird, etwa Auskunft, Löschung, Berichtigung oder Widerspruch. Wir unterstützen bei der Prüfung der Anfrage, der Fristenkontrolle, der internen Recherche und der rechtssicheren Antwort an die betroffene Person.
Liegt ein meldepflichtiger Datenschutzvorfall vor?
Nicht jeder Datenschutzvorfall muss an die Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Entscheidend ist die Risikobewertung für die betroffenen Personen. Wir unterstützen bei der Sachverhaltsaufklärung, Risikoeinschätzung, Dokumentation und Prüfung, ob eine Meldung nach Art. 33 DSGVO oder eine Benachrichtigung nach Art. 34 DSGVO erforderlich ist.
Wie lange dürfen bestimmte Daten aufbewahrt werden?
Die Speicherdauer hängt vom jeweiligen Zweck, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und möglichen Nachweisinteressen ab. Wir unterstützen bei der Entwicklung nachvollziehbarer Lösch- und Aufbewahrungsregeln, damit Daten nicht zu früh gelöscht, aber auch nicht unnötig lange gespeichert werden.
Welche Dokumentation benötigen wir für Kunden, Auditoren oder Aufsichtsbehörden?
Häufig werden Nachweise zur Datenschutzorganisation, zu Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitern, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Datenschutzinformationen, Schulungen und internen Prozessen benötigt. Wir helfen dabei, die erforderlichen Unterlagen strukturiert und nachvollziehbar aufzubereiten.
Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet insbesondere folgende Vorteile:
Fachkundige Unterstützung
Fachkundige und sachliche Beratung mit einem unabhängigen Blick auf Ihre Datenschutzorganisation.
Klare Verantwortlichkeiten
Zuständigkeiten, Abläufe und nächste Schritte werden transparent und nachvollziehbar organisiert.
Entlastung interner Ressourcen
Geschäftsführung, Fachbereiche und IT erhalten verlässliche Unterstützung im laufenden Datenschutzalltag.
Erfahrung aus unterschiedlichen Branchen
Erfahrungen aus unterschiedlichen Unternehmen und Branchen fließen in die Bewertung und Beratung ein.
Strukturierte Betreuung
Datenschutzthemen werden systematisch priorisiert, bearbeitet und nachvollziehbar dokumentiert.
Planbare laufende Begleitung
Die Betreuung erfolgt kontinuierlich und ermöglicht eine sachliche Bewertung datenschutzrechtlicher Risiken.
Klare Kommunikation und Empfehlungen
Wir legen Wert auf eine klare Kommunikation und praktikable Empfehlungen, die sich im Unternehmensalltag umsetzen lassen. Unsere Ergebnisse bereiten wir so auf, dass Geschäftsführung, Fachbereiche und IT damit arbeiten können. Bestehende Risiken benennen wir transparent und zeigen sinnvolle Handlungsalternativen auf.
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